Privacy statement VERBEKE HAARDEN BV
Bij Verbeke Haarden met showrooms te Poperinge en te Waregem hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen van wie wij gegevens verzamelen. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België.
(Dit zijn de Wet van 8 december 1992 tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (GDPR)).
We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.
In dit privacy statement leggen we uit wanneer en waarom we uw persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat uw rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van dit privacy statement en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
Verantwoordelijke voor de verwerking:
VERBEKE HAARDEN bv
Ouderdomseweg 10
8970 POPERINGE
Dit privacy statement is voor u bedoeld wanneer u:
· een klant of een contactpersoon bent bij een klant of afnemer van één of meerdere producten en/of diensten van VERBEKE HAARDEN;
· een potentiële klant/prospect bent, een nuttig contact of deskundige bent binnen onze sector, een netwerkcontact bent, …;
· een contactpersoon bent bij een (potentiële) leveranciers of onderaannemer;
· een contactpersoon bent bij elke instantie waarmee wij een vorm van contact of samenwerking (willen) aangaan of onderhouden en waarvan wij persoonsgegevens verzamelen.
Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met dit privacy statement.
A. Wanneer verzamelen we uw persoonsgegevens?
We verzamelen uw gegevens zodra u ons zelf uw gegevens overmaakt. Dit kan per mail, mondeling of telefonisch, tijdens een bezoek aan één van onze showrooms, tijdens een bezoek door één van onze medewerkers bij u ter plaatse, op een evenement, bij het aanmelden op een nieuwsbrief, een inspiratieboek, een blogartikel,… , via afgifte van uw visitekaartje of op enig andere mogelijke wijze.
B. Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?
We verzamelen uw persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder u daarvan op voorhand te verwittigen en, indien nodig, uw toestemming daarvoor vragen.
We gebruiken uw gegevens in het kader van onze direct marketing, onze dienstverlening en onze activiteiten, voor de uitwerking van projecten, of in het kader van onze samenwerking met u als leverancier of onderaannemer.
Meer specifiek gebruiken we uw persoonsgegevens om, in voorkomend geval,
1. een klant-leverancier relatie met u aan te gaan, een verkoopovereenkomst, of service-overeenkomst met u te sluiten en te onderhouden en de uitvoering ervan mogelijk te maken;
2. informatie met u te kunnen uitwisselen over lopende installatieprojecten, oa. status, planning, opvolging, oplevering, evenals voor de facturatie en de boekhoudkundige verwerking daarvan;
3. om u te kunnen contacteren, u te kunnen inspireren, en u informatie te kunnen verstrekken over onze diensten en producten oa. d.m.v. direct marketing, en om deze beter te kunnen afstemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor het aanbieden of promoten van bijkomende diensten en/of producten die in lijn liggen met wat u in de context van onze bestaande of toekomstige relatie redelijkerwijs van ons kan verwachten te ontvangen;
4. u toe te laten om uw rechten (zie verder onder punt G) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten;
5. voor het voeren van het algemeen klanten- en leveranciersbeheer;
6. uw persoonsgegevens worden ook gebruikt om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons als onderneming rusten, zoals : voor de boekhoudkundige verwerking, voor het beheer van geschillen en juridische procedures, en voor de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen.
We gebruiken en verwerken uw persoonsgegevens, naargelang de soort verwerking, op basis van:
1. onze (pre) klant-leveranciers relatie en alle daaraan verbonden wettelijke verplichtingen van VERBEKE HAARDEN: wanneer we met u of met uw bedrijf een overeenkomst bespreken of sluiten, hebben we van u of van de daarbij betrokken personen van uw bedrijf een aantal gegevens nodig om een gepast voorstel te kunnen opmaken, om de overeenkomst te kunnen voorbereiden, opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren.
2. Het gerechtvaardigd belang van VERBEKE HAARDEN: indien nodig, gebruiken wij uw gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van VERBEKE HAARDEN. De verwerking ervan zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations.
3. Toestemming van de betrokkene:
Voor direct marketingactiviteiten per e-mail zoals nieuwsbrieven, uitnodiging voor events, opvolging informatievragen, alsook voor social media campagnes, … zal steeds toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.
C. Welke persoonsgegevens verwerken we van u?
We verwerken in eerste instantie uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening en onze activiteiten mogelijk te maken: uw naam en voornaam, uw adres en uw contactgegevens (telefoon- of gsm-nummer en e-mailadres).
Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. U doet er goed aan om elke wijziging in uw persoonsgegevens steeds zo snel als mogelijk aan ons door te geven. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.
D. Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Alleen indien nodig voor de verwezenlijking van de onder punt B vermelde doelstellingen, voor de uitvoering van de tussen ons bestaande overeenkomst, het nakomen van wettelijke verplichtingen, het behartiging van een gerechtvaardigd belang of voor het opzetten van marketing campagnes kan VERBEKE HAARDEN bepaalde van uw persoonsgegevens overmaken:
1. aan onderaannemers en leveranciers van VERBEKE HAARDEN, voor het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van VERBEKE HAARDEN.
2. aan derde dienstenverleners, zoals onze IT-providers, onze boekhouder, ons marketing advies bureau, ….
3. aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.
De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt, en dit binnen de strikte grenzen van de instructie die ze van ons krijgen.
E. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt voor de tijd nodig voor de uitvoering van de doelstellingen zoals beschreven onder punt B en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen.
F. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
VERBEKE HAARDEN doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. We doen dit aan de hand van technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen. In geen geval kan VERBEKE HAARDEN aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
G. Wat zijn uw rechten?
VERBEKE HAARDEN verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschikt u over een aantal rechten die u op elk moment kan uitoefenen.
U kunt volgende rechten uitoefenen:
Recht van bezwaar
U kunt zich verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kan u enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van VERBEKE HAARDEN. Bij de uitoefening van dit recht zult u moeten aangeven tegen welke verwerking u precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.
Recht van inzage
U kunt uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens.
Als dit het geval is, kan u volgende informatie opvragen: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we van u bewaren, de categorieën van ontvangers ervan, de bewaartermijnen of criteria om die te bepalen.
Recht van rectificatie (verbetering en aanvulling)
U kunt vragen om alle volgens u onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen.
Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan VERBEKE HAARDEN heeft bezorgd, door VERBEKE HAARDEN in elektronische vorm te laten overdragen naar uzelf (via het e-mailadres dat u opgeeft) of naar een andere door u aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (via zijn e-mailadres dat u opgeeft).
Recht op gegevenswissing
In de gevallen voorzien door de GDPR, zullen wij op uw vraag overgaan tot de verwijdering van uw persoonsgegevens.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
· u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door VERBEKE HAARDEN).
· de verwerking van uw persoonsgegevens door VERBEKE HAARDEN onrechtmatig zou zijn, maar u toch uw recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen.
· wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in dit privacy statement opgenomen doelen (punt B), maar u deze wel nog nodig heeft voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.
· U bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van uw persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).
U kunt uw rechten in principe kosteloos uitoefenen. Dit doet u door een schriftelijk verzoek over te maken, gericht aan info@verbekehaarden.be met in het onderwerpveld “privacy”.
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer via commission@privacycommission.be .
